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E-mail: El peor enemigo de la productividad

En un mundo cada vez más interconectado y tecnodependiente, el correo electrónico, una de las herramientas que dinamizaron la comunicación con la llegada de internet, es hoy en un día un auténtico cronófago en el día a día de  trabajadores  pertenecientes a infinidad de sectores de actividad. Lo que en un principio era un elemento facilitador del trabajo, se ha convertido en un agente erosionador de la productividad, debido a la cantidad ingente que ciertos profesionales deben manejar y gestionar constantemente.

Actualmente, son muchos los líderes de opinión y expertos en productividad que abogan por aparcar el email y optar por herramientas mucho más efectivas y eficientes, a través del uso de instrumentos como redes sociales corporativas, foros, wikis, software de gestión de proyectos o mensajería instantánea. Pero el email ha calado hondo en nuestra vida profesional, se ha integrado en nuestra cultura del trabajo, convirtiéndose en un enemigo de la productividad. Abrir el correo y encontrarse con decenas de emails, docenas de asuntos diferentes y conversaciones paralelas con participantes en debates sobre una misma materia genera una cantidad de desperdicio en tiempo, recursos y energía que obliga a una reflexión. Y todo esto en un contexto global donde el concepto de ¨LEAN¨emerge con fuerza, siempre buscando eliminar desperdicios en los procesos sin perder valor añadido. (Lean Startups, Lean management, Lean services, etc.)

Don Tapscott, en una reciente entrevista, arroja luz al respecto, aportando claves estratégicas para catapultar la productividad y el rendimiento del talento que reside en las empresas.

¿Puede un director de obra de un proyecto EPC (Engineer, Procurement and Construction) gestionar cientos de correos sobre cientos de actividades diversas con multiplicidad de asuntos redundantes? ¿Se puede conocer como se ha gestionado una actividad en poco tiempo para poder tomar decisiones sobre como encauzarla? Cuando se producen rotaciones entre jefes de departamento, supervisores o responsables de actividades e incidencias, ¿Cuánto tiempo necesita para ponerse al día sobre el estado actual de esa determinada actividad?

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Componer el puzzle de emails intercambiados no se consigue aplicando dos simples filtros en outlook o en la herramienta de gestión correo que se utilice. La realidad hace que muchos emails se lean de forma somera y que otros de ellos ni siquiera se abran, y en muchos casos, el email no es más que una ¨excusa¨ por escrito de lo bien que hacemos nuestro trabajo, un escudo contra posibles críticas o compañeros de trabajo, encontrándonos con email atestados de personas en copia visible u oculta, que no hacen más que generar tensiones psicológicas y desafección organizacional.

Descontrol. Desconocimiento. Incertidumbre. 

Estos conceptos son la respuesta a las cuestiones planteadas.La solución pasa por encontrar el medio que permita canalizar y automatizar las actividades y sus incidencias, donde la comunicación sea instantánea, y la trazabilidad de la misma automática. Esto permite acabar con el descontrol, transformar el desconocimiento en Know-how y la incertidumbre en conocimiento del grado de avance de un proyecto en tiempo real.

EPC Tracker¨Projects always on track¨In an increasingly interconnected and tech based world, e-mail, one of the tools that energized communication with the advent of internet, nowadays it is a threat  for the productivity of workers across numerous sectors . What at first was a facilitator of labor has become into an agent eroding productivity, due to the huge amount that certain professionals must constantly handle and manage.

Currently, many opinion leaders and productivity experts advocate getting rid of email and choosing tools much more effective and efficient through the use of instruments such as corporate social networks, forums, wikis, project management software or instant messaging. But email has penetrated deep into our professional life, it has been integrated into our work culture, becoming an enemy of productivity. Opening the mail and find scores and scores of emails, dozens of different subjects and side conversations with participants in discussions on the same subject generates a lot of waste in time, resources and energy necessary to consider. And all this in a global context where the concept of ¨LEAN ¨ emerges strongly, always seeking to eliminate waste in processes without losing value. (Lean Startups, Lean management, Lean services, etc..)

Don Tapscott, in a recent interview, sheds light on the matter, providing key strategies to leverage the productivity and performance of the talent that resides in companies..

Can a project manager of an EPC  project (Engineer, Procurement and Construction) handle with so many of emails about hundreds of different activities with multiple redundant subjects? Can you get to know how an activity has been managed in a short time to make quick and responsible decisions ? When rotations occur between department heads, supervisors or managers of activities and incidents, how much time do you need to catch up on the current state of this particular activity?

shutterstock_123415873Composing the puzzle of this deluge of emails cannot be achieved by applying two simple filters in Outlook or in whatever email management tool . The reality makes that many emails are read in a short look and others ones are not even opened, and in many cases, the email is just a written excuse for how well we do our work, a shield against possible criticism or workmates, coming across with emails plenty of  CC and CCO emails , a fact which only creates psychological tensions and organizational disaffection.

Descontrol. Ignorance. Uncertainty.

These concepts are the answer to the last questions. The solution is to find the means which allow to channel and automate activities and its incidents, where communication can be instantaneous, and its traceability easy to follow. This can eliminate the chaos, transforming ignorance in know-how and knowledge uncertainty in the knowledge of the project progress in real time.

EPC Tracker¨Projects always on track¨

mario

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